Aspectos básicos antes de montar una reunión

04 agosto 2015


Cuando organizamos una reunión, existen una serie de aspectos básicos sobre los que debemos reflexionar antes de empezar a montarla. Aunque pueda parecer que este proceso reflexivo es un poco baladí o insustancial, un gran número de responsables no consiguen los objetivos deseados por no tenerlo en cuenta.

Nos debemos preguntar a nosotros mismos lo siguiente:

1. ¿Por qué la reunión debe llevarse a cabo? La respuesta debe determinar si  es realmente importante o no. La reunión puede ser útil para compartir información, coordinar acciones, tomar decisiones, o desarrollar planes y estrategias.

2. ¿Cuál es el objetivo de la reunión? Tener un propósito claro de la reunión evitará perderse. Por ejemplo, si el propósito es discutir problemas de las personas dentro de la organización, la reunión podría abarcar una amplia variedad de aspectos, desde los beneficios sociales de los empleados hasta los programas de formación. Sin embargo, si el propósito de la reunión es mejorar la satisfacción del cliente, el enfoque es más limitado y concreto.
Si se permite que los asistentes participen en el diseño de la reunión, aumenta la probabilidad de que participen de una forma más activa.

3. ¿Quién debe ser invitado? Tener a la gente adecuada ayudará a garantizar decisiones y resultados de calidad. Se deben buscar personas con las siguientes características:
- Aquellas que puedan a portar la información necesaria.
- Aquellas con suficiente autoridad y responsabilidad en los aspectos tratados
- Aquellas con diferentes estilos de pensamiento

4. ¿Cómo hacer que los participantes se involucren? Si se permite que los asistentes participen en el diseño de la reunión, aumenta la probabilidad de que se involucren más y participen de una forma más activa.

5. ¿En qué lugar se celebrará la reunión y cuánto tiempo durará? La distribución del mobiliario y el entorno de la sala donde se realice la reunión debe ser la óptima para que la reunión sea lo más productiva posible, como por ejemplo, salas con mesas redondas, luz natural y soportes como pizarras para poder exponer al resto de los participantes ideas y reflexiones sobre los aspectos tratados. Si la comida se incluye, debemos asegurarnos de que es saludable y que no provoque digestiones pesadas. Además, la duración de la reunión debe ser la justa y necesaria para cumplir las metas deseadas.


No hay comentarios:

Publicar un comentario en la entrada

NOTICIAS Y SITIOS DE INTERÉS

LO + VISTO