Crea un ambiente seguro en las reuniones

29 julio 2015


Cuando organizamos una reunión, nos olvidamos fácilmente de ciertos elementos, que aunque parezcan superficiales, son realmente vitales para conseguir el objetivo que se persigue. El primer paso para “construir” reuniones efectivas es crear un ambiente seguro para los asistentes. En la mayoría de los casos, cuando los individuos percibimos que estamos en peligro, nuestra primera respuesta es huir. Esto puede sucederles a los asistentes que no se sienten bienvenidos en una reunión, llevándoles a pensar que es una pérdida de tiempo, negándose incluso a participar.

Aunque los asistentes no se desvinculen físicamente de la reunión, pueden ausentarse mentalmente, o encontrar la manera de interrumpir la reunión haciendo preguntas o comentarios que no estén relacionados con el propósito de la reunión, siendo su participación totalmente improductiva. Por este motivo, dar la bienvenida a los asistentes minimiza las posibles amenazas que pudieran existir, y les ayuda a relajarse. Algunas de las formulas para ser lo más acogedor posible pueden ser las siguientes:
El primer paso para “construir” reuniones efectivas es crear un ambiente seguro para los asistentes.

- Invitar personalmente a los nuevos miembros de la reunión, explicando su propósito.

- Participar en una pequeña charla antes de que comience la reunión.

- Preparar la habitación asegurándose que tiene luz natural, mesas redondas, y herramientas como pizarras u otros elementos que permita promover la participación.

- Empezar la reunión con una comida, por ejemplo.

- Proporcionar datos por adelantado, por ejemplo la agenda, la lista de asistentes, y cualquier información de fondo.


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