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El arte de presentar

07 octubre 2013


El proceso de comunicar se fundamenta en tres fases: análisis, diseño y entrega. Normalmente las presentaciones son planas, donde el comunicador sólo se preocupa de lo que tiene que decir, sin tener en cuenta lo que el público quiere o necesita escuchar. En muchas ocasiones no son capaces de convencer, ya que desconocen a donde quiere llegar su audiencia, en otras palabras, cuál es su objetivo. Es importante saber cómo estructurar un mensaje para llegar a la audiencia, y la forma de entregar el mensaje de una manera consistente.

Análisis: Identificar el Objetivo

En esta fase, el presentador debe concentrarse en lo que le gustaría lograr. Debe evaluar tanto el deseo propio como el de la audiencia. Se pueden seguir los siguientes pasos:
  1. Identificar el tema.
  2. Definir el objetivo, o en otras palabras, lo que el presentador quiere que haga la audiencia después de escuchar la presentación. Por ejemplo, convencer al equipo que tienen que vender más productos de un tipo que de otro.
  3. El comunicador sólo se preocupa de lo que tiene que decir, sin tener en cuenta lo que el público quiere o necesita escuchar.
  4. Determinar el propósito. Los dos primeros pasos se centran en objetivos del presentador, pero en este paso, la atención se centra en el público, de modo que el mensaje tenga sentido e interés para la audiencia.
  5. Escribir el mensaje clave de la presentación.
  6. Analizar la audiencia, o lo que es lo mismo, el presentador debe adoptar la posición de la audiencia con el fin de moverla hacia su propio interés. No invertir tiempo en este paso es la causa principal por la que las presentaciones fallan. Ésta es una etapa que consume tiempo, pero pensar previamente en la audiencia a la que te diriges simplifica en gran medida el resto de la preparación. El modelo a seguir es pensar, sentir y hacer.

Diseño: Escribir la Presentación

En esta fase, la presentación se debe ajustar, asegurándose de que el público se desplaza de su estado actual al estado deseado por el presentador. Una presentación debe tener una estructura correcta. Existen muchas técnicas para estructurar un contenido, la más popular que se enseñan en escuelas y universidades es la siguiente: introducción, objetivo, tres o cuatro puntos principales, resumen y conclusiones. En este modelo, el presentador se centra en el contenido, pero existen estructuras más efectivas enfocadas a las necesidades y expectativas de la audiencia. La presentación debe estructurarse para lograr la aceptación del público, por lo que a la hora de diseñar su contenido es mejor adoptar el modelo de aprendizaje 4MAT de Bernice McCarthy, donde se identifican cuatro preguntas claves que la audiencia se hace:
  1. ¿Por qué? Cada miembro del público tiene que aclarar el contexto de lo que le comunican y su justificación.
  2. ¿Qué? Cada uno de los integrantes de la audiencia tiene que identificar los detalles del tema que le están exponiendo.
  3. ¿Cómo? Cada miembro del público tiene que conocer la manera de utilizar y aplicar lo que le están comunicando.
  4. ¿Qué pasa si? Los miembros del público quieren saber los resultados probables de tomar o no la acción propuesta, así como las alternativas para adaptar y crear nuevos contextos.
Muchas personas piensan que la fase de diseño es preparar un PowerPoint, pero es mucho más que eso. Obviamente, más que recitar una lista de palabras clave, una presentación exitosa debe seguir un guión, dividido en los siguientes pasos:
  1. Establecer una primera relación con el público. Los presentadores deben abrir las presentaciones con una o más "sentencias de inclusión" con el que cada miembro del público pudiera estar de acuerdo. Es una forma de romper el hielo, con cuidado de no ofender. Si el presentador ha establecido una buena relación con la audiencia, los integrantes de la misma estarán más dispuestos a escuchar.
  2. Motivar a la audiencia para que presten atención. De forma individual, cada integrante de la audiencia, de manera consciente o no, está pensando: ¿Qué me puede ofrecer esta presentación? La tarea del presentador es responder a esa pregunta.
  3. Administrar de manera proactiva las objeciones que pueda tener el público. Los presentadores deben pensar en las razones que el público puede tener para resistirse al mensaje (por ejemplo , "es demasiado temprano para esta presentación", o “he estado allí, he hecho eso, no funcionó”).
  4. Controlar y relajar a la audiencia. Establecer límites, indicando el orden del día de la reunión, anunciando descansos programados en el inicio de la presentación, solicitando que desactiven los móviles,…. 
  5. Entrega de datos y cifras. Los presentadores deben tener cuidado de no ahogar a la audiencia en los detalles. Las diapositivas de PowerPoint deben limitarse a datos laves, utilizando un tipo de letra lo suficientemente grande.
  6. Explicar los pasos para la implementación de las ideas presentadas. Los presentadores deben incorporar el mayor número actividades posibles para que la audiencia interactúen. 
  7. Proporcionar cualquier otra información. Es decir, además de explicar algunos puntos adicionales, el presentador debería decir algo así como: "Ha sido un placer hablar con ustedes hoy ", y dar información de contacto. 
  8. Resumir los tres puntos clave. En otras palabras: ¿por qué?, ¿qué? y ¿cómo?
  9. Hacer que la audiencia actúe. Los presentadores que omiten este paso a menudo encuentran que los espectadores deciden no hacer nada.
  10. Administrar preguntas y respuestas.
  11. Resaltar consecuencias negativas y positivas. Los presentadores deben recordar brevemente las consecuencias de no tomar las medidas expuestas, así como de las descompensas.
  12. Cerrar con una declaración final corta, emocionante y motivadora.

Entrega: Fascinar a la audiencia

En esta fase, el mensaje es comunicado al público. El presentador debe ensayar, que no es lo mismo que memorizar, de modo que encuentre la confianza necesaria para transmitir un mensaje convincente y atractivo para el público.

Los nervios son un problema para muchos oradores, pero en muchos contextos el nerviosismo y excitación es lo mismo. Los presentadores deben etiquetar los nervios como emociones, ya que reformularlos de esta manera puede hacerlos más manejables.

Al igual que los cantantes o deportistas, los oradores deben calentar tanto sus cuerpos como sus voces. Un presentador eficaz tiene una poderosa voz resonante, y su secreto es la atención a tres áreas claves:
    - Respiración.
      - Calidad vocal.
        - Articulación.

        El estrés hace que la gente respire de forma rápida y superficial, dando la sensación de tener una voz desagradable. Por otra parte, este tipo de respiración torácica, proporciona al cerebro menos oxígeno para realizar tareas psicofísicas. Hacer respiraciones profundas fortalece la voz, baja el tono y mejora la calidad vocal. Además de lo anterior, mediante una correcta articulación el orador transmite con nitidez y claridad todos sus mensajes. Pausas ocasionales permitirá a la audiencia procesar lo que se les ha transmitido, y da tiempo al orador para respirar de forma profunda y relajada.

        Los presentadores deben tratar de utilizar todas las técnicas que tengan a su alcance para involucrar a su público: variedad vocal, contacto visual, movimiento, permitir la participación,…

        A la hora de realizar la presentación, es importante que el orador tenga en cuenta detalles como los siguientes:
          - No utilizar sonidos, palabras o frases de relleno como "uh ", "um " o "¿de acuerdo?", sustituyéndolas por respiraciones lentas y profundas, centrando la atención en lo que sigue a continuación.
            - Evite el uso frecuente de "yo", "necesito" o "quiero”. El discurso no gira en torno al orador, sino que lo hace en torno a la audiencia, de este modo se tendrá al público más enganchado.
              - Use un lenguaje más específico y verbos de acción. Recursos retóricos, como la aliteración y el paralelismo, fijarán los puntos en la mente de los oyentes, al igual que la repetición de ciertas frases.
                - La narración de historias utilizando metáforas o analogías son más fáciles de asumir y memorizar por la audiencia.
                  - El humor, utilizado sabiamente, puede tener buenos resultados

                  La sala donde se lleva a cabo la presentación debe disponer de todos aquellos elementos necesarios para realizarla de forma cómoda: número de sillas, temperatura, pizarras, proyectores, equipos de sonido,…

                  Por último, los oradores deben sacar conclusiones de sus presentaciones que sirvan de feedback para futuras:
                  1. Enumerar todas las cosas se hicieron bien.
                  2. Enumerar todas las cosas que podrían haber sido mejor.
                  3. Preguntar a la audiencia, o a un colega que haya participado, lo podría haber sido mejor.
                  4. Preguntar a la audiencia, o a un colega que haya participado, lo que se hizo bien.




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